第十章 项目沟通管理
项目沟通管理包括通过开发工件（如电子邮件、社交媒体、项目报告或项目文档），以及执行用于有效交换信息的各种活动，来确保项目及其相关方的信息需求得以满足的各个过程。
项目沟通管理由两个部分组成：
- 第一部分是制定策略，确保沟通对相关方行之有效；
- 第二部分是执行必要活动，以落实沟通策略。
项目沟通管理的核心概念沟通是指有意或无意的信息交换。交换的信息可以是想法、指示或情绪。信息交换的方法包括：
- 书面形式。实物或电子形式。
- 口头形式。面对面或远程形式。
- 正式或非正式形式（用正式纸质或社交媒体）。
- 手势动作。语调和面部表情。
- 媒体形式。图片、行动，甚至只是遣词造句。
- 遣词造句。表达一种想法的词语往往不止一个，且各词语的含义会存在细微差异。
沟通是指用各种可能的方式来发送或接收信息，或者通过沟通活动（如会议和演讲），或者以工件的方式（如电子邮件、社交媒体、项目报告或项目文档）。
沟通活动可按多种维度进行分类，包括（但不限于）：
- 内部。针对项目内部或组织内部的相关方。
- 外部。针对外部相关方，如客户、供应商、其他项目、组织、政府，公众和环保倡导者。
- 正式。报告、正式会议（定期及临时）、会议议程和记录、相关方简报和演示。
- 非正式。采用电子邮件、社交媒体、网站，以及非正式临时讨论的一般沟通活动。
- 层级沟通。相关方或相关方群体相对于项目团队的位置将会以如下方式影响信息传递的形式和内容：
- 向上沟通。针对高层相关方。
- 向下沟通。针对承担项目工作的团队和其他人员。
- 横向沟通。针对项目经理或团队的同级人员。
- 官方沟通。年报，呈交监管机构或政府部门的报告。
- 非官方沟通。采用灵活（往往为非正式）的手段，来建立和维护项目团队及其相关方对项目情况的了解和认可，并在他们之间建立强有力的关系。
- 书面与口头沟通。口头（用词和音调变化）及非口头（肢体语言和行为），社交媒体和网站、媒体发布。
成功的沟通包括两个部分。
- 第一部分是根据项目及其相关方的需求而制定适当的沟通策略。从该策略出发，制定沟通管理计划，来确保用各种形式和手段把恰当的信息传递给相关方。
- 这些信息构成项目沟通-成功沟通的第二部分。项目沟通是规划过程的产物，在沟通管理计划中有相关规定。
沟通管理计划定义了信息的收集、生成、发布、储存、检索、管理、追踪和处置。最终，沟通策略和沟通管理计划将成为监督沟通效果的依据。
10.1 规划沟通管理
规划沟通管理是基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产，以及具体项目的需求，为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。
本过程的主要作用是，为及时向相关方提供相关信息，引导相关方有效参与项目，而编制书面沟通计划。
10.1.2 工具与技术
10.1.2.5 沟通方法
项目相关方之间用于分享信息的沟通方法有几种。这些方法可以大致分为：
- 互动沟通。在两方或多方之间进行的实时多向信息交换。它使用诸如会议、电话、即时信息、社交媒体和视频会议等沟通工件。
- 推式沟通。向需要接收信息的特定接收方发送或发布信息。这种方法可以确保信息的发送，但不能确保信息送达目标受众或被目标受众理解。在推式沟通中，可以采用的沟通工件包括信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、博客、新闻稿。
- 拉式沟通。适用于大量复杂信息或大量信息受众的情况。它要求接收方在遵守有关安全规定的前提之下自行访问相关内容。这种方法包括门户网站、企业内网、电子在线课程、经验教训数据库或知识库。
10.1.3 输出
10.1.3.1 沟通管理计划
沟通管理计划是项目管理计划的组成部分，描述将如何规划，结构化、执行与监督项目沟通，以提高沟通的有效性。
10.2 管理沟通
管理沟通是确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程。
本过程的主要作用是，促成项目团队与相关方之间的有效信息流动。
沟通管理需要借助相关技术并考虑相关事宜，包括：
- 沟通（发送方 - 接收方）模型。运用反馈循环，为互动和参与提供机会，并清除妨碍有效沟通的障碍。
- 媒介选择。为满足特定的项目需求而使用合理的沟通工件，例如，何时进行书面沟通或口头沟通、何时准备非正式备忘录或正式报告、何时使用推式或拉式沟通，以及该选择何种沟通技术。
- 写作风格。合理使用主动或被动语态、句子结构，以及合理选择词汇。
- 会议管理。准备议程，邀请重要参会者并确保他们出席；处理会议现场发生的冲突，或因对会议纪要和后续行动跟进不力而导致的冲突，或因不当人员与会而导致的冲突。
- 演示。了解肢体语言和视觉辅助设计的作用。
- 引导。达成共识、克服障碍（如小组缺乏活力），以及维持小组成员的兴趣和热情。
- 积极倾听。积极倾听包括告知已收到、澄清与确认信息、理解，以及消除妨碍理解的障碍。
10.2.3 输出
10.2.3.1 项目沟通记录
项目沟通工件可包括：绩效报告、可交付成果的状态、进度进展、产生的成本、演示，以及相关方需要的其他信息。
10.3 监督沟通
监督沟通是确保满足项目及其相关方的信息需求的过程。
本过程的主要作用是，按沟通管理计划和相关方参与计划的要求优化信息传递流程。